Osoby prowadzące działalność gospodarczą zwykle stosunkowo szybko zaczynają zastanawiać się nad tym, czy nie skorzystać z oferty biura rachunkowego. Współpraca z nim jest przecież powszechnie promowana nie tylko jako wygodna, ale również jako bardzo bezpieczna. Jeszcze zanim zaczniemy zastanawiać się nad tym, jak rozpoznać biuro godne zaufania i uniknąć błędów związanych z nadmiernym zaufaniem podmiotowi, który nie zasługuje na nie, powinniśmy dowiedzieć się, czym właściwie zajmuje się ten podmiot.
Biuro rachunkowe – próba definicji
Biuro rachunkowe jest zwykle opisywane jako podmiot gospodarczy oferujący usługi z zakresu rachunkowości oraz finansów. Przeważnie jest kojarzone z przedsiębiorstwami, dobrze jest jednak pamiętać, że z jego usług mogą, z równym powodzeniem, korzystać także osoby fizyczne oraz inne podmioty gospodarcze. Pracownikami firm tego typu są przeważnie wykształceni księgowi. Przedsiębiorcy powierzają im zadania wiążące się z firmowymi finansami, oni zaś starają się realizować je z możliwie jak największą starannością.
Nie ma jednej oferty która byłaby typowa dla wszystkich biur rachunkowych. Tu kluczowe znaczenie ma polityka samego podmiotu tego typu. Przeważnie jednak mamy do czynienia z działaniami związanymi z szeroko rozumianymi kadrami i płacami oraz księgowością i podatkami. Współcześnie zwykle napotykamy na podmioty oferujące swoim klientom szeroki wachlarz usług. Takie podejście często jest tłumaczone jako niezbędne ze względu na konkurencję panującą na rynku. Prawdą jest jednak to, że wymienione powyżej grupy zagadnień często łączą się ze sobą. Sprawne poruszanie się po gąszczu przepisów związanych z szeroko rozumianymi finansami nie byłoby możliwe, gdyby księgowy nie orientował się w rozwiązaniach związanych z polityką kadrową i płacową.
Obsługa księgowa w biurze rachunkowym
Zdecydowana większość biur rachunkowych promuje się jako podmioty zarządzające firmową księgowością. Przeważnie mamy do czynienia z pełną obsługą księgową, a więc nie tylko z prowadzeniem Księgi Przychodów i Rozchodów, ale również z ewidencją przychodów, PIT, VAT i JPK VAT. Biura rachunkowe nie ograniczają się zresztą jedynie do założenia księgi. Ich pracownicy pomagają także w jej systematycznym uzupełnianiu. Jest to rozwiązanie wygodne dla przedsiębiorców i chroniące ich przed ewentualnymi błędami zwłaszcza, że ryzyko ich popełnienia przy jedynie niewielkim doświadczeniu nie jest wcale małe. Mówiąc o obowiązkach związanych z obsługą księgową warto wspomnieć także o tym, że księgowi z biura rachunkowego zwykle odprowadzają podatki przedsiębiorcy kontaktując się w tym celu nie tylko z Urzędem Skarbowym, ale i z ZUS. Czuwają też nad poprawnością wypełniania formularzy i wniosków.
Rozliczanie kadr i płac przez biura rachunkowe
Jeszcze kilkanaście lat temu na rynku mogliśmy spotkać się ze specjalnymi podmiotami odpowiadającymi jedynie za politykę kadrowo-płacową firmy. Dziś pojawiają się one zdecydowanie rzadziej, a biura rachunkowe przejmują również ich obowiązki. I w tym wypadku mamy do czynienia z obszerną dokumentacją, jej prowadzenie w odpowiedni sposób wymaga więc kontroli. Także zatrudnienia i zwalnianie pracowników wiąże się z licznymi zobowiązaniami. Przekazanie ich profesjonalistom jest bez porównania wygodniejsze niż samodzielne realizowanie. Obsługa kadrowo-płacowa firm może mieć wiele form. Na pierwszy plan wysuwają się tu rozliczenia z pracownikami, wcale nie mniej istotne okazują się jednak również rozliczenia z ZUS oraz szeroko rozumiane doradztwo odnoszące się do samych form zatrudnienia.
Reprezentacja w urzędach jako część oferty biura rachunkowego
Prowadząc dokumentację kadrowo-płacową oraz podatkową należy liczyć się z tym, że raz na jakiś czas pojawi się konieczność dostarczenia do urzędów odpowiednich pism z nią związanych. Przedsiębiorca musi kontaktować się nie tylko z Urzędem Skarbowym, ale również z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Nie zawsze jest to proste, a niemal zawsze – czasochłonne. Systematycznie rośnie więc grupa biur rachunkowych, których oferta obejmuje także reprezentację przedsiębiorców w miejscach tego rodzaju.
Inne elementy oferty
Nowoczesne biura rachunkowe coraz częściej oferują także szeroko rozumiane doradztwo biznesowe. Sprawdzają kontrahentów, weryfikują ich wiarygodność, opiniują umowy, które są proponowane przedsiębiorcy przez nowych i obecnych partnerów handlowych, a także sprawdzają dłużników, dzięki czemu odzyskanie własności staje się bez porównania łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.